内容証明の書き方

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2009/11/13

内容証明の書き方

内容証明郵便を作成する前に

内容証明郵便（通常は略して内容証明といいます）は、実体は単なる手紙に過ぎません。ただ、使い方によっては単なる手紙以上の効果を発揮します。

しかし、内容証明は活用方法を誤るととんでもない事態をまねく恐れがあるのも事実です。

単なる通知やクーリングオフなどは別として、債権回収や慰謝料請求などの内容証明を送る前には必ず相手に直接あるいは電話などで請求し、それでも相手に誠意がない場合などにはじめて内容証明を使ってください。

いきなり内容証明を送りつけると、相手を怒らせてしまい逆効果になることもあります。

また、内容証明の書き方にはさまざまなルールがあります。正しい基礎知識を身に付 けて失敗しない内容証明を作成しましょう。

内容証明のサンプル

　　A4　横書（最近はこの形式が多いようです）

　　　　　　　　　　　　　　　B4　縦書 　内容証明の形式

内容証明は、普通の手紙と異なり、一定の約束事があります。これを守らないと郵便局は受け付けてくれません。したがって、内容証明を作成するときは下記の事項に充分注意してください。

１　字数の制限

（A)縦書きの場合

１行２０字以内、１枚に２６行以内と決まっています。

この制限以内（例えば、１行１８字、１枚２５行）であればかまいません。

（Ｂ）横書きの場合

１行２０字以内、１枚２６字以内、１行１３字以内、１枚４０行以内、あるいは１行２６字、１枚２０行以内のいずれでもかまいません。

注意しなければならないのは、句読点も１字と数えられることです。市販の内容証明の用紙には句読点も１マスに記入すればよいのですが、ワープロで作成する場合は、禁則処理を解除しないで作成すると１行２０字に設定しても、句読点はカウントされず、２１〜２２字になっていたりすることがありますので要注意です。

２　文字の制限

内容証明には、使用できる文字も決められています。

＊ひらかな、かたかな

＊漢字

＊数字

＊英字（ただし、名前や地名、あるいは固有名詞に限ります。英文は認められません） ＊記号（�s、�u、�o、�ｂﾈど）は１字として扱いますが、使えない記号もあるので、なるべく記号は使わないほうが無難です。

　 ３　用紙

文具店へ行けば、内容証明の用紙を売っていますが、別にこれを使わなければならないということはありません

。もっとも、これを使えば、１マスに１字を埋めていけば、字数の計算をしなくてすみますが。縦書きの場合は、Ｂ４の二つ折り、横書きの場合は、Ａ４かＢ５の用紙に書きます。

紙質も問いません。最近はワープロで作成することが多いので一般的な普通紙を用います。

手書きの場合は、鉛筆のような消すことのできる筆記具ではなく、ペンを使って書きます。

４　枚数

内容証明に枚数の制限はありません。

２枚以上になったら、ホッチキスなどで綴じて、下の図のようにページとページにまたがるように押印します。これを契印といいます。これを、すべてのページに行います。

印鑑は、認印でかまいません。また、差出人の所に押印する場合は同じ印鑑を使ったほうがいいでしょう。　

５　同じ内容証明を3通作成する

＊相手に送るもの

＊郵便局に保管するもの

＊自分の控えに置いておくもの 　

手書きの場合は、コピーかカーボン紙を使って複写し、ワープロなどは、同じものを３枚プリントします。

６　他の書類等は同封できない

内容証明の封筒には、本文以外の書類や写真、図表などを同封することはできません。

７　自分の住所氏名と相手方の住所氏名を書く

内容証明の本文の最後に自分の住所氏名を書き認印を押し、次に、相手の住所氏名を書きます。

８　訂正のしかた 文章を作成する途中で間違えたり、作成した後で間違えた場合には修正の方法が決められています。

間違えた場合は、その部分に二重線を引きます。その抹消した部分の隣の余白に修正した文字を書き、縦書きの場合はその上（下も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。

横書きの場合はその右側（左側も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。

また、欄外でなく末尾などに書く場合は、「△行目○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。

複数の箇所を訂正する場合はそのつど訂正印を押します。

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